สรุปบทที่ 3 ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมการดำเนินงานเท่านั้น
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหารหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย ซึ่งเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป
ระบบสารสนเทศสำนักงาน หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยที่ OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อเพิ่มผลิตและประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ
แบบฝึกหัดบทที่ 3
1. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
1.1 อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)
Ø หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก
1.2 หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง?
Ø การทำบัญชี ทำหน้าที่เก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ
การออกเอกสาร ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ เช่น การออกใบรับส่งสินค้า การออกเช็ค ใบเสร็จรับเงิน
การทำรายงานควบคุม ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ เช่น การออกเช็คเงินเดือนพนักงานแต่ละคน ซึ่งสามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่จ่ายออกไป
1.3 อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัด MRS อย่างไร
Ø ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือ MRS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร ส่วนระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รอดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ
2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (SMR)
Ø หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูลสำหรับจัดทำรายงานเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อช่วยให้เขาสามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
2.2 รายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง? จงอธิบายอย่างละเอียด
4 ประเภท
1 รายงานที่ออกตามตาราง เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น
2 รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบ และทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อ ลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
3 รายงานที่ออกตามความต้องการ เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ
4 รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ เป็นรายงานที่ใช้ข้อมูลสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่า การวิจัยขั้นดำเนินงาน มาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต
2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง?
1. การวางแผน2. การตรวจตอบ3. การควบคุมการจัดการ
2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง? จงอธิบายอย่างละเอียด
1.ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรลุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควาบรรลุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรลุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรลุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่า เป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)
Ø ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)
Ø ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด
4.2 อธิบายหน้าที่ของระบบการจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
Ø ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ภายในองค์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญดังต่อไปนี้ - การประมวลคำ - การผลิตเอกสารหลายชุด - การออกแบบเอกสาร - การประมวลรูปภาพ - การเก็บรักษา
4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
Ø ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจักการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้ - โทรสาร - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ - ไปรษณีย์เสียง
4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
Ø ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประมวลทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภทดังนี้ - การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง - การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง - การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์ - โทรทัศน์ภายใน - การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
Ø ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้ - ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม - ระบบจัดระเบียบงาน - คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ - การนำเสนอประกอบภาพ - กระดานข่าวสารในสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น